⚠️ Важно: в документах не должно быть таблиц

Уважаемые партнеры и пользователи CRM Remarked

Мы подготовили примеры документов в области обработки персональных данных, которые Вы можете взять за основу при разработке своих документов для использования CRM ReMarked. Мы разработали примерные формы документов в виде типовых шаблонов, которые Вы сможете заполнить своими данными и адаптировать в зависимости от реальных механизмов обработки персональных данных в Вашей организации.

Ниже представлена справочная информация о необходимости правильной обработки персональных данных и примеры документов.

I. Общая справочная информация

При реализации программ лояльности (система CRM) необходимо учитывать следующее:

  • Персональные данные — это любая информация, которая позволяет идентифицировать конкретного человека. Если совокупный набор информации о гражданине позволяет его идентифицировать, то эти данные подлежат защите.
  • Обработка персональных данных (сбор, хранение, использование и т.д.) должна осуществляться с согласия граждан и ограничиваться целями такой обработки.
  • Согласие на обработку персональных данных может быть дано в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения, например:
  • в письменном виде при заполнении анкеты участия в системе лояльности
  • в момент оформления доставки (указано клиентом Ф.И.О., адрес доставки, банковская карта)
  • в момент подписки на новостную рассылку ресторана

Роль ресторана как оператора персональных данных

Поскольку ресторан (пользователь CRM ReMarked) самостоятельно собирает и обрабатывает персональные данные клиентов в маркетинговой деятельности, он будет считаться Оператором персональных данных и должен исполнять требования закона. Ресторан становится оператором персональных данных с момента, когда начинает в первый раз обрабатывать персональные данные.

Оператор обязан исполнять требования закона и иметь в наличии определенные документы по защите персональных данных вне зависимости от использования CRM системы или принятия гостем оферты, пользовательского соглашения или правил программы лояльности.

Клиент ресторана дает согласие на обработку данных непосредственно ресторану. Хранение и обработка данных осуществляются с учетом соблюдения требований закона №152 ФЗ «О персональных данных» по усмотрению ресторана: самостоятельно или с использованием стороннего программного обеспечения (CRM системы, таблиц Excel или бумажных документов).

Роль CRM ReMarked

CRM ReMarked — это программное обеспечение, которое позволяет Оператору (Ресторану) обрабатывать персональные данные клиентов. Однако ReMarked не может принять на себя обязанности или ответственность Оператора персональных данных по закону.

В случае внедрения системы CRM для ресторана, необходимо помнить, что именно ресторан будет являться оператором персональных данных. Таким образом, CRM для ресторана представляет возможность использовать программное обеспечение, но не может заменить издание обязательных документов или исполнение обязательств в соответствии с законом. В связи с этим, обязанности и ответственность, возложенные законом на оператора (ресторан), должны исполняться рестораном. 

Обязательные меры по защите персональных данных

Оператору персональных данных необходимо соблюдать меры по охране персональных данных в соответствии со ст. 18.1 и 19 ФЗ №152 «О персональных данных»:

  1. Определить реальный порядок обработки персональных данных (какие данные собираются, кто имеет доступ к данным, где хранятся данные и т.д.).
  2. Назначить ответственное лицо за организацию обработки персональных данных.
  3. Издать политику обработки персональных данных и опубликовать её на своем сайте.
  4. Уведомить Роскомнадзор о начале обработки персональных данных.
  5. Получать и хранить согласия на обработку персональных данных.
  6. Выполнить ряд организационных и технических мер по защите персональных данных, например: вести учет носителей персональных данных, ограничить доступ к персональным данным, издать внутренние документы по защите персональных данных
  7. Ознакомить работников с локальными актами по защите персональных данных.

Таким образом, ресторан будет являться Оператором персональных данных и на ресторан будет возложена обязанность по защите персональных данных. Пользование системой CRM — это всего лишь использование программного обеспечения (таким же как Microsoft Office или любым другим) и не заменяет собой исполнение обязанностей Оператора по закону.

II. Примеры документов

Ниже представлены примеры документов и договорных условий, которые могут быть включены в тексты документов по обработке персональных данных.

Обращаем Ваше внимание, что это лишь минимальный набор документов, необходимый для начала обработки персональных данных при реализации программы лояльности и использовании CRM ReMarked. Все остальные необходимые документы Вам необходимо составить самостоятельно с учетом того, как Вы фактически обрабатываете такие данные.

Перечень разработанных документов

  • Политика обработки персональных данных — необходимо заполнить документ Вашими данными, подписать и опубликовать для всеобщего сведения. Субъекты персональных данных должны иметь возможность ознакомиться с этим документом при согласии с обработкой персональных данных.

  • Согласие на обработку персональных данных — субъект персональных данных должен ознакомиться с данным документом и дать согласие на обработку (подписать документ или проставить соответствующую галочку при передаче данных).

  • Уведомление об обработке персональных данных — все операторы персональных данных (организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие обработку персональных данных) должны подать соответствующее уведомление в Роскомнадзор. Мы подготовили скриншот страницы на сайте Роскомнадзора с примером заполнения уведомления в РКН в части уведомления об обработке персональных данных участников программы лояльности. Обращаем Ваше внимание, что в случае обработки иных персональных данных (например, персональных данных работников оператора), Вам надо будет внести соответствующие дополнения. Уведомление можно сформировать на сайте РКН: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/

Договорные условия об обработке персональных данных

Договорные условия об обработке и защите персональных данных между рестораном и ReMarked могут включать лишь те меры ответственности, которые лежат в сфере обязательств ReMarked.

Поскольку Исполнитель/ReMarked является провайдером доступа к программному обеспечению и не имеет возможности контролировать и определять действия Заказчика/Ресторана по обработке персональных данных, обработка которых осуществляется с использованием программного обеспечения, Заказчик самостоятельно несет всю полноту ответственности за обработку персональных данных субъектов персональных данных (клиентов и гостей Заказчика).

Вместе с тем стороны подтверждают, что обработка персональных данных осуществляется Заказчиком с использованием оборудования и программного обеспечения Исполнителя. Исполнитель несет ответственность за защиту персональных данных в той части, которая непосредственно связана с технической защищенностью такого оборудования и программного обеспечения на стороне Исполнителя (защита от технических уязвимостей). Все иные организационные, правовые и технические меры защиты (включая подготовку и внедрение документов, сохранность учетных данных, разграничение прав доступа и иные) осуществляются Заказчиком по своему усмотрению.

III. Заключение

Надеемся, что данная инструкция и примеры будут полезны для Вас. При этом рекомендуем обратиться к профильному специалисту для подготовки полного комплекта документов и консультаций по грамотному и полноценному оформлению порядка обработки персональных данных. Мы постарались предоставить минимально необходимый набор информации, но наши примеры и инструкции могут лишь служить базовым примером и источником информации для часто задаваемых вопросов. Такая поддержка не может в полной мере заменить консультацию и поддержку профильного специалиста.

📝 Полезные ссылки
Шаблон Политики обработки персональных данных — [ссылка]
Шаблон Формы согласия — [ссылка]
Пример заполнения уведомления на сайте РКН — [ссылка]
Для редактирования документа скопируйте текст в свои файлы и подставьте необходимые данные, где это требуется.